Fazer o Registo de Nova Unidade Hoteleira ou similar na área reservada do Portal SIBA, opção Inscrição, preencher o respetivo formulário e proceder ao seu envio para a UCFE.

Deverá selecionar o modo de envio que vai adotar para fazer o envio eletrónico dos Boletins de Alojamento.

Atualmente a UCFE disponibiliza três modos de envio:

1. via WEBSERVICES, esta via suporta uma comunicação entre uma aplicação informática da Unidade Hoteleira ou similar e o SIBA, possibilitando a comunicação entre aplicações para envio dos Boletins de Alojamento sem intervenção humana. Para utilização deste modo de envio é condição essencial que a Unidade Hoteleira ou similar tenha um software de gestão de Unidade Hoteleira devendo para tal, estabelecer contactos com a empresa que faz a manutenção da aplicação a fim de a atualizar de modo a que gere um ficheiro em formato XML, respeitando a formatação definida (ver Modos de Envio);
2. via UPLOAD DE FICHEIROS, por esta via podem ser enviados ficheiros em formato de texto procedendo ao seu Upload na área reservada do Portal do SIBA, através da opção Entrega de Boletins – Carregamento de Ficheiros. Para utilização deste modo de envio é condição essencial que a Unidade Hoteleira ou similar tenha um software de gestão de Unidade Hoteleira, devendo para tal, estabelecer contactos com a empresa que faz a manutenção da aplicação a fim de a atualizar de modo a que gere um ficheiro em formato de texto com extensão DAT, respeitando a formatação definida (ver Modos de Envio);
3. via inserção manual na área reservada do Portal SIBA, por esta via as Unidades Hoteleiras ou similares farão o registo e envio dos Boletins de Alojamento diretamente na área reservada, acedendo a Entrega de Boletins – Registo de Boletins pelo Portal.

Nota: Até 48 horas após a realização do registo receberá no endereço de correio eletrónico registado no formulário de inscrição, o ofício com os dados de ativação para Comunicação dos Boletins de Alojamento.

Caso a Unidade Hoteleira ou similar tenha procedido no passado à sua inscrição, os dados de ativação encontram-se válidos.

Se a Unidade Hoteleira ou similar não se encontrar na posse desses dados, não devem proceder a novo registo, bastando para tal solicitar novos dados de ativação através do e-mail: siba@sef.pt.

Devem as unidades informar desta situação para o endereço siba@sef.pt a fim de a mesma ser remetida para a 2.ª linha de suporte do SIBA, informando os dados que estão a pretender inserir.

Não tendo qualquer equipamento informático a Unidade Hoteleira ou similar deve contactar a Junta de Freguesia da área geográfica em que está enquadrada a fim de que a mesma disponibilize toda a informação e ajudas necessárias para a comunicação eletrónica dos Boletins de Alojamento, ao abrigo do Protocolo celebrado entre o SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) e a ANAFRE (Associação de Juntas de Freguesias).

Dependendo do modo de envio a Unidade Hoteleira ou similar, deverá consultar na área de ajuda do Portal SIBA:

1. Modos de Envio;
2. Manual de Utilizador;
3. Perguntas Técnicas.

Deverá dar conhecimento à UCFE.

Ver contactos na página do SIBA

O envio dos Boletins de Alojamento é sempre feito eletronicamente no SIBA.

Se houver:

1. indisponibilidade no acesso à INTERNET;
2. avaria no equipamento informático da unidade;
3. problemas ao nível do software de Front Office das unidades.

Nestes casos as unidades de alojamento deverão informar a UCFE, dando conhecimento para o endereço siba@sef.pt, comprometendo-se a unidade, a fazer a comunicação eletrónica da informação o mais breve possível.

Ver contactos na página do SIBA.

1. Sempre que ainda não se encontre registada na Base de Dados da UCFE;
2. Havendo várias unidades com o mesmo Número de Contribuinte (NIF), por exemplo uma sociedade, deverá ser feita uma inscrição por cada unidade sendo que o número de estabelecimento atribuído automaticamente pela aplicação da UCFE irá diferenciar a unidade em relação ao NIF.
3. Sempre que a unidade tenha sofrido alteração de Número de Contribuinte (NIF), por mudança de gerência.

Nunca deverá efetuar uma nova Inscrição se:

1. pretender atualizar os dados da Unidade Hoteleira ou similar, neste caso deverá aceder a Inscrição e seguidamente à Atualização dos dados de Inscrição, onde poderá proceder à alteração dos dados, exceto no que diz respeito ao Número de Contribuinte, número de estabelecimento, chave de ativação e modo de envio;
2. já tiver efetuado uma inscrição e ainda não recebeu os dados de autenticação, neste caso deverá informar para o endereço siba@sef.pt;
3. perdeu o ofício com os dados de autenticação, deverá solicitar novos dados para o endereço siba@sef.pt;

pretender alterar o modo de envio, deverá solicitar para o endereço siba@sef.pt.

As Unidade Hoteleira ou similar podem efetuar as alterações dos dados de inscrição, exceto o número de contribuinte, o número de estabelecimento, a chave de ativação e o modo de envio, acedendo à área reservada do Portal SIBA, através da opção Atualização dos Dados de Inscrição.

Deverá preencher, em primeiro lugar, os campos Código Postal e Zona Postal, só depois estarão disponíveis os campos de morada, devendo confirmar se a morada que aparece está correta e completar com o número de porta, se for caso disso.

Unidade Hoteleira ou similar deverá aceder ao campo de pesquisa, selecionando o código correspondente à atividade da unidade;

Caso a Unidade Hoteleira ou similar esteja a utilizar o CAE que lhe foi atribuído pelas finanças e o mesmo não for aceite pelo nosso sistema, é porque se trata de um código que, muito provavelmente, já foi atualizado pelas finanças. Terá assim, de utilizar o código existente na tabela que fornecemos, de acordo com as características da respetiva unidade.

Deverá confirmar se o código postal é válido, para tal poderá consultar o campo de pesquisa, ou a página dos CTT.

Não são aceites Códigos Postais de Apartados.

Esta situação acontece porque a Unidade Hoteleira ou similar na altura da inscrição, selecionou um modo de envio diferente daquele que está a tentar utilizar para fazer a comunicação dos Boletins de Alojamento.

Neste caso deverá solicitar pelo endereço siba@sef.pt, que pretende a alteração do modo de envio.

Deverá a Unidade Hoteleira ou similar confirmar, no ofício que recebeu contendo os dados de ativação, se os mesmos se encontram corretos.

Deverá aceder à Lista de Países/Códigos ICAO.

Não serão aceites outras tabelas de códigos de país.

Envio via UPLOAD DE FICHEIRO, quando o ficheiro em formato texto com extensão .DAT apresentar apenas linhas 0 e 9, o mesmo não tem qualquer conteúdo de clientes, como tal não deverá ser enviado. Apenas deverá proceder ao envio do ficheiro quando o mesmo contiver linhas 0, 1 e A existência de linhas 1 é indicador de que o ficheiro apresenta dados de clientes a comunicar à SEF. Para verificar esta situação deverá abrir o ficheiro com um editor de texto (ex.: bloco de notas/notepad);

Caso o ficheiro não apresente movimento de clientes e tenha ocorrido efetivamente o alojamento de clientes de nacionalidade estrangeira deverá a unidade de solicitar a intervenção da empresa que faz a manutenção do software a fim de os mesmos verificarem o porquê de a aplicação de Front Office não estar a fazer a passagem de informação de clientes para o ficheiro a enviar para a UCFE;

A Unidade Hoteleira ou similar deve contactar a empresa que faz a manutenção da Aplicação de Front Office sempre que o ficheiro reportar:

1. Erro no código postal;
2. A linha 0 (zero) – linha de cabeçalho estiver partida em dois;
3. NIF ou Estabelecimento inválidos;
4. Estiver a apontar para uma tabela de código de país diferente da definida pela UCFE;
5. Espaços embebidos no campo nome.

Se o tipo de erros for diferente dos anteriormente mencionados ou for um ficheiro em formato XML, envio via WEBSERVICE, devem as unidades enviar o ficheiro que está a reportar o erro, para o endereço siba@sef.pt a fim de ser remetida a situação para a 2.ª linha de suporte do SIBA.

Não.

Caso a unidade tenha algum problema deverá primeiramente esclarecer a situação estabelecendo contacto telefónico ou enviando uma mensagem de correio eletrónico para siba@sef.pt, explicando o que está a ser impeditivo do normal envio dos Boletins de Alojamento através da aplicação de Front Office da unidade.

Trata-se de uma gestão interna que terá de ser definida pela empresa que faz a manutenção da aplicação de Front Office, desde que sejam cumpridos os prazos legais de comunicação de entradas e saídas de clientes estrangeiros. No entanto sugere-se, e é viável, que a aplicação de Front Office faça no mesmo ficheiro a comunicação das datas de entrada e de saída.

Envio por UPLOAD DE FICHEIRO – enviar o ficheiro para o endereço siba@sef.pt, para que seja analisado e informado se está corretamente formatado.

Envio por WEBSERVICES – aceder ao Ambiente de Desenvolvimento do SIBA, através do endereço:
https://siba.sef.pt/bawsdev/boletinsalojamento.asmx?wsdl

Caso utilize ou tenha utilizado o ambiente de produção e enviado informação de testes nesse ambiente, deverá solicitar para siba@sef.pt a eliminação dos dados enviados antes de proceder ao envio real de qualquer informação.

Dados obrigatórios:

1. Nome Completo;
2. Nacionalidade;
3. Data de Nascimento;
4. Número de Documento;
5. Tipo de documento;
6. País Emissor do Documento;
7. País de Residência;
8. Data de Check-in;
9. Data de Check-out.

Dados opcionais:

1. Local de Nascimento;
2. Local de Residência.

Se após o envio do ficheiro ou lista com Boletins de Alojamento a unidade não tenha visualizado no ecrã o ofício comprovativo do envio deverá a Unidade Hoteleira ou similar aceder na área reservada do Portal SIBA – Entrega dos Boletins – Consulta de Ofícios Emitidos, a fim de verificar se o ofício comprovativo do envio foi gerado, obtendo assim a confirmação de que os dados foram corretamente enviados.

Não, o ofício comprovativo do envio de Boletins de Alojamento atendendo ao facto de após ser gerado ficar armazenado na base de dados, poderá em qualquer altura ser feita a sua impressão acedendo na área reservada do Portal SIBA – Entrega dos Boletins – Consulta de Ofícios Emitidos.

Apesar dos ofícios gerados terem a mesma data, os mesmos terão números de referência distintos.

Poderá consultar o formato do ficheiro quer de envio por UPLOAD DE FICHEIRO quer de envio por WEBSERVICE em Modos de Envio.

Verifique se está a fazer o acesso ao Portal SIBA através de um atalho criado no seu ambiente de trabalho, caso assim seja deverá eliminar o atalho e criar um novo, uma vez que poderá ter sido perdida a ligação do atalho.